كيف تستخدم MedicalRep CRM — دليل المندوب والمدير

أول حاجة بعد ما الإدارة تفتحلك حساب على ميديكال ريب: هتستلم رسالة فيها رابط الـactivation وكلمة سر مؤقتة. على الموبايل حمّل التطبيق من Google Play أو App Store، اعمل login، وغيّر كلمة السر. على الويب، مدير الفريق بيدخل من admin.medicalrep.net.

الحاجات اللي تخلصها في أول 10 دقائق:

• افتح إعدادات الجهاز وفعّل أذونات الموقع دائماً (مش "أثناء الاستخدام بس") — لأن النظام بيتأكد من GPS قبل الزيارة وبعدها.
• افعّل المزامنة التلقائية (auto-sync) عشان البيانات تطلع للسحابة لحظة ما الإنترنت يرجع.
• تأكد إنك مرتبط بـشركتك الصح — اسم الشركة بيطلع تحت اسمك في الـheader.
• غيّر اللغة من الإعدادات لو محتاج (عربي / English).

لو الـlogin بيرفض، تأكد إن جهازك مش فيه VPN شغال، ولا ساعة الجهاز فيها فرق توقيت، ولا في تطبيق Mock Location مفعّل (هنتكلم عنه في الدرس 5).

قاعدة بيانات العملاء هي العمود الفقري لأي CRM دوائي. في ميديكال ريب أنت بتضيف العميل مرة واحدة بس، وبتسجّل عليه كل التفاعلات بعد كده.

هتضيف 4 أنواع عملاء:

1. أطباء (Doctors) — اسم، تخصص، عيادة، مستشفى، رقم تليفون، أيام الفحص، تصنيف (A / B / C حسب وزن الكتابة).
2. صيدليات (Pharmacies) — اسم، عنوان، مالك، إن كانت سلسلة ولا فردية، حجم الـsales التاريخي.
3. عيادات / مراكز — اسم، أطباء فيها، أيام الزيارة المتاحة.
4. مستشفيات — اسم، أقسام، أطباء استشاريين، نظام الـtender لو فيه.

نصيحة ميدانية: ما تحاولش تضيف 200 عميل في يوم واحد. ابدأ بـtop 50 من كل فئة (الـA-class) خلال أول أسبوع، وكمّل الباقي على مدار الشهر. ده بيخليك تشتغل على بيانات نضيفة بدل ما تضيع وقت على عملاء مش فعالين.

كل عميل في ميديكال ريب ليه كارت تعريفي شامل فيه: تاريخ آخر زيارة، عدد الزيارات الكلي، آخر منتجات اتعرضت عليه، أي ملاحظة سابقة، وجدول الزيارات القادمة. ده بيخليك تستعد للزيارة الجاية في 30 ثانية بدل ما تفتش في دفتر.

المنصة فيها وكيل تخطيط الزيارات (Visit-Planning Agent) اللي بيقترحلك خطة الشهر تلقائياً بناءً على:

• الـCPA (Calls Per Activity) — كم زيارة لكل 100 جنيه مبيعات تاريخية لكل عميل.
• التغطية (Coverage) — إيه العملاء اللي اتزاروا الشهر اللي فات وإيه اللي اتفوّت.
• وزن الشراء التاريخي — مين بيشتري أكتر من غيره من نفس المنطقة.

المندوب بيدخل في "خطتي للشهر" → بيلاقي اقتراح جاهز فيه ~120 زيارة موزعة على 22 يوم عمل. لو متفق عليها، بيوافق بنقرة. لو محتاج تعديل (مثلاً يقدّم زيارة عيادة معينة لأن الدكتور مسافر آخر الشهر) بيعدّل ويحفظ.

المدير بيشوف نفس الخطة من لوحة الويب، بيقدر يضيف KPIs (مثلاً: 70% من الزيارات لازم تكون لمنتج Brand A، أو فريقك مطلوب تغطية 95% من الـA-class). الوكيل بيعيد ترتيب الخطة بناءً على الـKPIs دي.

عند الزيارة الفعلية، المندوب بيفتح التطبيق → يدوس "بدء زيارة". التطبيق بيلتقط الإحداثيات الحقيقية من GPS الجهاز، ويتأكد إنها قريبة من العنوان المسجّل للعميل (في حدود 100 متر افتراضياً). لو فيه فرق كبير، بيظهر تحذير قبل ما الزيارة تتسجّل.

أثناء الزيارة بتسجّل:

• المنتجات اللي عرضتها (Brand A, Brand B…) — بتختار من الكتالوج.
• عينات (Samples) — كم سامبل سلّمت ولأي منتج.
• المواد التعليمية (Detail Aids) — لو سلّمت بروشور أو مادة scientific.
• ملاحظات حرة — اعتراضات الدكتور، اهتماماته، أي حاجة مهمة للزيارة الجاية.
• الـoutcome — هل وعد بالكتابة؟ بطلب عينات تانية؟ ما تكلمش معاه أصلاً؟

ضع الزيارة بـclick على "إنهاء". الـsync بيتحرك لما تكون online. لو في dead zone، الزيارة بتنضاف لـqueue محلية (شوف درس 6).

كشف Fake GPS هو واحد من أهم المميزات اللي بتميّز ميديكال ريب عن أي CRM دوائي تاني. في الميدان، فيه مندوبين بيستخدموا تطبيقات تزوير الموقع (مثل Fake GPS Location, GPS Joystick) عشان يسجّلوا زيارة وهم في القهوة. ده بيخرّب البيانات للإدارة، وبيظلم المندوبين الشغالين بجد.

إزاي ميديكال ريب بيكتشف ده؟

1. فحص الجهاز: التطبيق بيفحص قائمة التطبيقات المثبتة. لو لاقى تطبيق spoofing معروف، بيوسم المستخدم في قائمة "مشبوهين" لكن بدون منعه.
2. فحص لحظة الإرسال: لو الـmock location service مفعّل أثناء تسجيل زيارة، الزيارة بتطلع للإدارة بـbanner واضح "FAKE" مع التاريخ والوقت بالظبط.
3. سجل قابل للتدقيق: كل محاولة محفوظة في الـaudit log عشان المدير يقدر يراجع نمط معين على أكتر من زيارة.

لو إنت مندوب نضيف: ما عندكش حاجة تخاف منها. لو عندك تطبيق spoofing مثبت لاستخدام شخصي (مثلاً للألعاب)، الأمن أن تشيله من الجهاز اللي بتشتغل عليه. النظام مش بيعاقبك على وجود التطبيق، لكنه بيعاقب على الزيارات المُسجّلة وقت تشغيله.

للمدير: راجع قائمة "المستخدمين المشبوهين" مرة في الأسبوع، وادفع نقاش هادي مع المندوب قبل ما تاخد قرار. ميديكال ريب بيدّيك الدليل، القرار بيرجعلك.

في الصعيد، أو في مناطق ريفية في السعودية أو الأردن، الإنترنت ممكن يقطع نص ساعة في النص. ميديكال ريب مبني offline-first: التطبيق بيشتغل من غير إنترنت تماماً.

إيه اللي بيتعمل أوفلاين؟

• تسجيل زيارات (مع GPS لو الـlocation services شغالة).
• إضافة عملاء جداد.
• تسجيل عينات وملاحظات.
• قراءة بيانات العملاء اللي اتـcache من قبل.

لما الإنترنت يرجع، الـqueue بتتزامن تلقائياً. ما تقفلش التطبيق قبل ما يكمّل الـsync (هتلاقي مؤشر دائري بيدور في الأعلى).

نصيحة: قبل ما تنزل المنطقة، اعمل "تحديث يدوي" للبيانات في الصبح وأنت في الشركة. ده بيـcache آخر نسخة من قائمة عملائك على الجهاز.

المدير بيدخل لوحة الويب وبيشوف 4 KPIs أساسية:

• إجمالي الزيارات + الفرق عن الشهر اللي فات.
• إنجاز الهدف (% من العملاء المخططين اللي اتزاروا فعلاً).
• عدد المندوبين النشطين.
• الصيدليات في التغطية + التغيّر الشهري.

قمع الزيارة إلى الطلب (Visit-to-Order Funnel) هو أهم مخطط في الـdashboard. بيوريك:

1. زيارات مخططة
2. تسجيل دخول ميداني
3. محادثة فعّالة
4. تسليم عينة / مادة علمية
5. طلب أو التزام

لو الـconversion من المرحلة 3 لـ4 ضعيف، يبقى المندوبين بيوصلوا للطبيب لكن مش بينجحوا في تسليم عينات — يبقى المشكلة في skills الـdetailing مش في الـcoverage. ده النوع من الفهم اللي ما تقدرش تطلعه من Excel.

المندوب بيقدّم طلب الإجازة من الموبايل: بيختار التاريخ، السبب، ويرفع وثيقة لو محتاج. الطلب بيوصل للمشرف المباشر بإشعار push وإيميل. المشرف بيوافق أو يرفض من لوحته في 30 ثانية.

النفقات (Expenses) — وقود، ضيافة طبية، مواد ترويجية: المندوب بيرفع صورة الفاتورة، بيكتب المبلغ والـcategory. الفاتورة بتدخل في report شهري للمحاسبة.

الطلبات (Orders) — لو المندوب أخد commitment من صيدلية أو مستشفى، بيسجّل الطلب: المنتج، الكمية، التاريخ المتوقع، اسم العميل. ده بيخلق سجل واضح للـsales department.

ميديكال ريب فيه ثلاث وكلاء ذكاء اصطناعي بتشتغل تلقائياً 24/7:

• وكيل تخطيط الزيارات (شُرح في درس 3): يقترح الخطة الشهرية المثلى لكل مندوب.
• وكيل تحليل البيانات والقرار: يفحص آلاف الزيارات يومياً ويرسل تنبيهات ذكية للمدير: "حساب X لم يُزَر منذ 45 يوم مع تاريخ شراء قوي" أو "المنطقة Y فيها تراجع غير مبرر".
• وكيل التقارير التلقائي: ينتج ملخص تنفيذي يومي وأسبوعي بـPDF بالعربي أو الإنجليزي، جاهز للمدير المالي والإدارة العليا — مع رسوم وأرقام دقيقة.

للمندوب: الوكلاء بيوفّروا عليك ساعات من التخطيط اليدوي. خلّيهم يعملوا الـheavy lifting، إنت ركز على الزيارة نفسها.

للمدير: بدل ما توعّيك واتس آب آخر اليوم بتقرير، التنبيه بيوصلك في وقته الفعلي. القرارات بتبقى أسرع وأدق.

المدير ما بيدخلش الموبايل غالباً — بيشتغل من admin.medicalrep.net. الشاشة الرئيسية فيها:

• Live activity feed: كل زيارة تتسجّل بتظهر هنا في 5 ثواني.
• قائمة المندوبين مع آخر check-in وعدد الزيارات اليومي.
• الخريطة الجغرافية بكل تحركات الفريق اليوم.
• قائمة التنبيهات من الـAI agents.

الـworkflow الأسبوعي للمدير:

1. الإثنين الصبح: راجع تقرير الأسبوع اللي فات (PDF آلي من وكيل التقارير).
2. راجع قائمة المستخدمين المشبوهين (فحص Fake GPS).
3. راجع التنبيهات الذكية وحدد إيه اللي يستحق متابعة.
4. الجمعة آخر اليوم: راجع إنجاز خطة الأسبوع، عدّل خطة الأسبوع الجاي.

ميديكال ريب فيه باقة مجانية للأبد لشركة واحدة بمستخدم نشط واحد. ده مش trial — ده وصول حقيقي للمنصة الأساسية.

متى ترقّي من Free لـStarter؟ لما يكون عندك مندوب تاني هيبدأ شغل في نفس الشركة.

متى ترقّي من Starter لـTeam؟ لما تحتاج لوحة مدير كاملة + الوكلاء الـAI الكاملين + دعم 24/7. غالباً بعد 5–8 مندوبين.

متى ترقّي لـUnlimited؟ لما يكون فريقك أكبر من 8 مندوبين — Unlimited بيوفّر حوالي 30% مقارنةً بـTeam + extra users.

قارن التفاصيل في صفحة الأسعار.

المشاكل الـ5 الأكتر شيوعاً:

1. "GPS مش دقيق" — تأكد إن الإذن "دائماً"، اطفي وافتح الـlocation services من إعدادات الجهاز، وأعد تشغيل التطبيق.
2. "Sync مش بيشتغل" — تأكد إنك online فعلاً (افتح أي صفحة على المتصفح)، ثم افتح التطبيق ودوس على أيقونة الـsync اليدوي.
3. "Login بيرفض" — اطفي الـVPN، اضبط ساعة الجهاز على "آلي"، وأعد المحاولة. لو لسه بيرفض، تواصل مع مدير الفريق ليؤكد إن حسابك نشط.
4. "الزيارة اتسجّلت مرتين" — افتح قائمة الزيارات → اطلب حذف تكرار. الـsupport بيكمّل في 4 ساعات.
5. "التطبيق بيقفل فجأة" — حدّث للنسخة الأحدث من Play Store / App Store. لو المشكلة لسه موجودة، ابعت screenshot لمجموعة الواتساب الخاصة بشركتك.

التصعيد: كل شركة عندها مجموعة واتساب دعم خاصة فيها مهندسي MedicalRep. متوسط الرد ~30 دقيقة في ساعات العمل. للأمور الحرجة، فيه دعم 24/7 على باقات Team و Unlimited.